営業のアポ取りの際、いくら電話やメールでアプローチしても断られてばかりの状況にお悩みの企業は少なくありません。アポイントでは、基本的な業務の流れや事前に定めたトークスクリプトに沿った対応を前提としながら、成功率を上げるためには何をすべきか知ることが重要です。
この記事では、アポ取りの流れや方法別（電話・メール）の例文や成功させるためのコツを紹介します。すぐに実践しやすい、アポ取りが上手になる方法がわかるのでぜひご一読ください。
営業の「アポ取り」とは？
アポイントは「appointment（アポイントメント）」の略語で、日時や場所を決めて面談や打ち合わせの予約をとることを指します。営業の「アポ取り」とはこの約束を取り付ける活動のことです。
アポ取りで相手に連絡を取る過程では、相手先とのコミュニケーションの機会が発生します。担当者を直接やり取りをするので、その人の人柄や企業が抱える課題などあらかじめ情報の収集ができることもあります。
さらに事前のやり取りを通じて、自社の商品やサービスに対する信頼感や安心感、興味関心などプラスの印象を与えることも可能です。それによってアポイントで訪問した際の交渉を有利に進めやすくなることもあります。
アポ取りの主な手段は電話もしくはメールです。両者の違いや特徴を理解し、アポ取りの流れやコツを把握しましょう。次から詳しく解説していきます。
アポ取り電話の流れ
電話によるアポ取りは、相手と会話することでコミュニケーションがとれる方法です。アポ取り電話の基本的な流れは次の通りです。
1.挨拶をして名前を名乗る
2.用件を伝える
3.アポイントの日程を提示して調整する
4.お礼を伝えて電話を切る
各手順の具体的な進め方や注意点について解説します。
1.挨拶をして名前を名乗る
アポ取りの電話をかけ相手につながったら、まず挨拶をして、自身の所属する会社名や名前を名乗ることです。相手方は誰が電話をかけてきたのか気になっているため、はじめに自分から名乗り出ましょう。
冒頭のあいさつの文言は「突然のお電話失礼いたします」「いつもお世話になっております」などの一般的なもので問題ありません。注意したいのはビジネスマナーにおいて、適切ではないといわれる「もしもし」は使わないことです。
2.用件を伝える
次に電話をかけた理由や用件を伝えます。ビジネスにおいては結論ファーストが好ましいコミュニケーションのとり方だといわれています。アポ取りの電話も例外ではなく、はじめに要件を伝えると、突然の電話に対する顧客の不安を払拭できます。
仕事の話に入りやすくしようとして、挨拶の後に関係ない話題を持ちかけると、電話の意図が伝わらずにかえって不信感につながります。相手の大切な時間を電話対応に割いてもらっているため、アポ取りの電話ではいち早く何が目的か伝えましょう。
3.アポイントの日程を提示して調整する
用件を伝えた後、話を続けても良さそうな雰囲気であれば、日程調整に進みましょう。1本の電話で契約まで至るケースはほぼなく、別日に打ち合わせの機会を設け、詳細なヒアリングや商品説明を行うケースが一般的です。
アポイントの日程調整では「ご都合の良い日にちはありますか？」と相手方にすべて委ねるのではなく、こちらからいくつか候補日を挙げた上で選んでもらう方がよいとされています。
前者は一見先方の都合を優先した尋ね方に思えますが、申し出を受けた日程でスケジュールが合うとは限らず、かえって顧客の負担になる可能性が高いです。
両者の都合がつく場所と時間が決まったら、聞き間違いを防ぐため「○月○日の○○時からでございますね」と復唱することも重要です。
4.お礼を伝えて電話を切る
アポイントがとれた場合でも失敗に終わった場合でも、電話を切る前には感謝の言葉を伝えましょう。「お忙しい中お時間を頂戴し、誠にありがとうございました。」と丁寧にお礼をします。
相手に誠意が伝わり、企業のイメージを損ねずに電話を終了させることができます。なお電話を切るのは自分が先ではなく、相手方が受話器を置いた後にしてください。
アポ取り電話のトーク例
アポ取り電話では事前に取り決めたトークスクリプトに沿って行うのが効果的です。手順を標準化しておけば、オペレーターの属人性に左右されず、誰が担当しても同じレベルの質を担保できるからです。
新規顧客と既存顧客に分けて、アポ取り電話のトークスクリプトを紹介します。
新規顧客向け
「突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の鈴木と申します。ご担当の山田様はいらっしゃいますか。
（担当者がいない場合）では改めてご連絡いたします。お電話はいつ頃がよろしいでしょうか？
（取り次ぎが完了したら）お世話になっております。〇〇のサービスを提供している株式会社〇〇の鈴木と申します。本日は弊社の〇〇サービスのご案内でご連絡しました。
（要件を端的に伝える）つきましては一度お時間をいただき、弊社のサービスに関して詳しく説明させていただければと存じます。例えば、来週の水曜日と金曜日ではどちらがご都合よろしいでしょうか？
（日程調整後）それでは来週〇日の水曜日、〇時にお伺いします。どうぞよろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。」
上記のスクリプトには「アポ取り電話の流れ」で解説したポイントが含まれています。本番で相手方に好印象を与えるには口に出して練習して慣れておくことが重要です。
既存顧客向け
「いつもお世話になっております。株式会社○○の武者小路です。本日は弊社の新しいサービス▽▽のリリースをお伝えしたく、ご連絡差し上げました。
つきましては近日中にお時間をいただき、詳細についてご説明できればと考えています。来週の16日と18日ではどちらのご都合がよろしいでしょうか。
（日程調整後）かしこまりました。それでは16日の13時に御社のオフィスにお伺いします。どうぞ宜しくお願いいたします。」
すでに関係性がある既存顧客が相手ならば、要件を伝えやすいと感じる場合が多いかもしれません。とはいえ新規顧客へのアポ取りと同じく、丁寧な姿勢を崩さないようにすることが大切です。
取引が長く続いている相手で、過去に何度も電話や対面の機会があるなどの状況であれば、メールでアポ取りをしてもよいでしょう。
アポ取り電話を成功させるコツ
アポ取り電話は手順やトークスクリプトがある業務とはいえ、誰が行っても同じ結果になるとは限りません。アポイントの成功率を高めるには、コツを意識して行う必要があります。ここからはアポ取り電話を成功に導く秘訣について解説します。
1.事前に相手の情報は調べておく
あらかじめ電話をかける相手の事業内容や企業規模の情報を調べておきましょう。何も準備しない状態だと的外れな提案や浅い質問につながり、相手方からの印象の悪化を招くリスクがあるためです。
既存顧客の場合は前任の担当者に話を聞くほか、社内で管理する顧客情報によるリサーチが効果的です。新規顧客へのアプローチではコーポレートサイトや業界地図、業界紙などを駆使して、自社商品へのニーズの有無を探ります。
集めた情報はドキュメントにまとめて、電話をかける企業をピックアップした顧客リストを作成すると効率的です。
2.担当につながりやすいタイミングを見計らう
担当者につながりやすい時間帯を選んで電話をかけることも、アポ取りの成功率を左右する重要な要素です。アポイントの電話は営業時間内であればいつでも良いのではありません。
相手方の繁忙期や担当者のスケジュールに配慮して、時間帯を確認して電話する必要があります。一般的には、企業への電話がつながりやすい時間帯は午前中の10時〜12時、午後の15時〜17時です。
逆に電話をかけないほうが良いといわれるのは、業務が立て込み忙しくなりがちな始業直後や終業時刻の直前です。
繁忙期は業種や企業によって異なりますが、一般的に多忙になりがちな月末や一週間のはじめも担当者につながりにくいタイミングだといわれています。
3.声のトーンや話し方で印象を良くする
テレアポ電話では、相手からの印象を大きく左右する声のトーンや話し方へ気を配ることも大切です。ゆっくりと落ち着いたトーンで話すと丁寧さが伝わり、相手に誠実なイメージを抱かせやすくなります。
早口でまくしたてる話し方は聞き取りにくいばかりか、自信がない印象を与えてしまいかねず、不適切な対応の代表例です。一語一語をはっきりと音に出すと、堂々とした印象になり、信頼感や安心感を与えられます。
また、相手方に不信感や不安を抱かせないためには正しい敬語を使うことも重要です。「よろしかったですか？」「おられますか？」などのよく使われがちな間違った言葉使いは、ビジネスマナーを疑われてしまうため気を付けましょう。
4.メリットは端的に説明する
アポ取りの電話は電話口の相手の時間をもらっていることを第一に考え、長々と話をせず、端的な説明を心がけましょう。準備したスクリプトに沿って、電話した目的やメリットを簡潔に伝えてください。
相手方が知りたいのは、電話をかけてきた企業のサービスが自社にとって役立つかどうかです。業務とは関係ない雑談や回りくどいアプローチは、かえって顧客にフラストレーションを抱かせる可能性が高いです。
アポ取りの電話では、限られた時間の中で必要な情報にしぼって伝えることを重視しましょう。
5.主導権を握って話を進める
相手方の予定や業務の状況を考えながらも、会話の主導権を渡さないように話を進めるのもコツです。相手に合わせていると交渉が不利に働くばかりか、話が脱線して時間の無駄になる場合も珍しくありません。
うまく情報を引き出しつつ、主導権を相手に渡さないためには、イエス/ノーで答えられる質問が効果的です。答え方が決まっていて、抽象的な問いと比べて回答しやすく、スケジュールの調整でも有利に働きます。
注意したいのは説明に力が入りすぎた結果、押し売りのような形になることです。無理やり購入を促そうとすると相手方は警戒心を強める恐れがあるため、高圧的な話し方は避けましょう。
6.日程は幅を持たせて提案する
日程調整の際は自分から時間帯の案を複数を提示すべきとお伝えしました。スケジュールの都合がつきやすいよう「今週か来週のどこかで30分程度お時間をいただけますか？」のように幅をもたせた提案を心がけましょう。
日程の調整をすべて相手に委ねるとかえって顧客は負担に感じるため、ある程度こちらで絞ったほうが良いとされています。
どうしてもピンポイントで日時を指定する必要がある場合でも、当日や明日など急な日取りの設定は避けてください。
7.最後まで真摯な対応をする
たとえ断られたとしても、電話を切るまで真摯な対応を貫き通しましょう。一度はアポの獲得が失敗に終わっても、対応次第では次回以降のチャンスがめぐってくる可能性があるためです。
ファーストコンタクトで失礼な態度をとっていたら、挽回の機会はもう来なくなるでしょう。アポの獲得ができなくても態度を表に出さず冷静な対応を心がけ、電話の最後は時間をいただいたことに対する感謝の言葉で締めます。
アポ取りメールの内容
次はメールによるアポイントの進め方について説明します。業務の基本的な流れおよびメールに記載すべき内容は次の通りです。
1.相手の宛名
2.挨拶と自己紹介
3.主旨の説明
4.返信締切とお礼
それぞれ具体的に何を書くべきか、注意点とともに解説します。
1.相手の宛名
メールの本文でははじめに相手方の会社名や部署、担当者名を記載します。会社名は略さずに正式名称にし「株式会社」や「合名会社」などの法人格まで正確に書いてください。担当者の氏名はフルネームで記載したほうが丁寧で好印象だといわれています。
担当者が誰かわからないときや個人を特定しない場合は「○○様」ではなく「○○御中」で結びましょう。宛名が複数名に及ぶ場合、役職が上の相手から順番に書き連ねることが適切なマナーです。
2.挨拶と自己紹介
次に「はじめまして」や「お世話になっております」などの挨拶と、自分は何者かを伝える自己紹介の文言が必要です。特に初めて連絡する相手場合、所属先やメールを送ることになった理由を記載しなければ、相手方は不安を抱きます。
連絡をしたきっかけは「御社のホームページを拝見し、弊社のサービスを伝えたくご連絡しました」といった内容で問題ありません。
3.主旨の説明
続いて、アポ取りメールの本題となる趣旨の説明に入ります。含めるべき事柄は、メールを送った理由、アポイントの詳細、商談の候補日時です。
例えば、メールを送った理由は新規サービスの案内、アポイントの詳細は会合や打ち合わせの目的や場所、所要時間などが該当します。商談の候補日時は、電話のアポ取りと同様に幅をもたせて複数の日程を提案しましょう。
4.返信締切とお礼
その場で回答を受けられないメールの場合、返信の締切日を設けることが重要です。相手方のスケジュール確認や調整にかかる手間を考え、返信日はゆとりをもったスケジュールを設定してください。
また、好印象を残せるよう「お忙しい中、最後までお読みいただきありがとうございました」と結びの言葉を入れましょう。
アポ取りに限らず、ビジネス関連のメールでは最後に氏名や会社名、問い合わせ先（電話番号・メールアドレス・SNSなど）、WebサイトのURLをまとめた署名を含めることがマナーです。
アポ取りメールの例文
アポ取りメールも新規顧客と既存顧客では書き方が異なります。書き方がわからない方に向けて、文面を考える際の参考になる例文を紹介します。
新規顧客向け
件名：新サービス「〇〇」のご案内
本文欄
株式会社〇〇
代表取締役〇〇様
はじめまして。株式会社〇〇の中村と申します。
コスト削減や業務改善につながる〇〇サービスを提供しています。
誠に勝手ながら貴社のホームページを拝見したところ、〇〇の事業に関して当社のサービスがお役に立つのではないかと思い、ご連絡いたしました。
もしよろしければ〇〇様とお会いして、ご紹介させていただきたく存じます。下記の日程の中でご都合が良い日はございますでしょうか。
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
上記日程以外にも、ご都合がよろしい日時がございましたらご教示ください。〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
ご多忙の中大変恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
既存顧客向け
件名：新サービス「〇〇」のご案内
株式会社〇〇
代表取締役〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の高橋と申します。
このたびは当社の新サービス「〇〇」について、貴社の〇〇事業の課題を解決できるかと考え、ご連絡しました。
「〇〇」を利用していただくとコストを最大30％削減する効果が期待できます。もしよろしければ〇〇様のご意見をお伺いしたく、一度面会の機会をいただきたく存じます。
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
上記の日程以外にも、スケジュールのご調整が可能な日程がございましたらご教示ください。〇月〇日までを目安にご返信いただけますと幸いです。
ご多忙の中大変恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
アポ取りメールを成功させるコツ
リモートワークの普及によって出社しない働き方が一般化した今、メールはアポ取りの主要な方法となりました。
時間が限られる中、営業活動を効率的に行うには、コツを押さえて精度の高いアプローチをしていくことが必要です。アポ取りメールを成功させるコツについて解説します。
1.内容が伝わる件名にする
アポ取りメールを送る際に意識したいのは、送付先の相手に開封して目を通してもらえるように文言を工夫することです。相手は件名から一目で内容が読み取り必要なメールか不要なメールかを判断します。要件が一目で分かり、興味を惹かれる件名であれば、多くのメールの中から開封してもらえる確率が上がるでしょう。
ビジネスシーンでは毎日何十・何百ものメールが届くため、ファーストビューに注意を払わないと見逃されてしまいます。
件名は要件を伝えることを第一に、シンプルでわかりやすい文言にしましょう。開封前にある程度内容の予測がつくと、開封後も最後まで読まれる確率が上がる傾向があります。
2.正しい敬語や誤字・脱字に気を付ける
メールを送る前に正しい敬語を使用しているか、誤字脱字はないか確認しましょう。
送付先に丁寧な印象を与えるためには、正確な日本語の表現は重要な要素です。誤字や脱字があると能力や常識に疑いをもたれ、信頼感を損ねて、アポイントを拒否される事態を招きかねません。
言葉遣いや日本語表現の誤りを防ぐためにも、書いた後に読み返す機会を設けましょう。音読をすると読み飛ばしを防ぎ、文法的な誤りや誤字・脱字を発見しやすくなります。
3.メリットは簡潔にわかりやすく伝える
自社の商品やサービスのメリットはシンプルでわかりやすい文章で伝えましょう。
電話にしろメールにしろ相手方の貴重な時間を使っているのは変わりないため、読者に負担をかけず必要な情報にしぼってコンパクトに伝えます。
「私たちのサービスは御社に～～という利点をもたらします」というように、結論ファーストの構成にすると効果的です。また、メリットを伝える際は数字を用いて具体的に語ると相手方は事業へのインパクトを判断しやすくなります。
4.複数の候補日を設定する
複数の候補日を提案するのは電話でもメールでも同様です。即座に返答できないメールでは日程の再調整が必要になったとき、相手方は返信の手間が増えてしまいます。
先方が面倒だと感じれば途中で返信が帰ってこなくなり、アポ獲得の機会を逃すことにつながりかねません。最低でも3つ以上の日程を提示し、時間を記載する際は認識の違いを防ぐため「午前」や「午後」も書き入れましょう。
5.返信の期限を設定する
アポ取りメールではいつまでに返信が欲しいか、締切日を記載するとよいでしょう。返信を急かすようで締め切りの設定をためらう方もいますが、その後のやり取りが効率的に進むため、書いたほうがスムーズです。
返信日が明確でないと、送付先もいつまでに日程を決めるべきか迷って、返信を後回しにしてしまう可能性があります。期限を設けることで不明瞭なコミュニケーションがなくなり、自分も相手も気持ちよくやり取りできるでしょう。
まとめ
電話やメールでアポ取りをする際は、両者の違いを理解し使い分けるとよいでしょう。その際は本記事でご紹介した成功するためのコツを意識してみてください。
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