ビジネス文書を送る際に必ず付けられる送付状（カバーレター）ですが、DMにおいても添付することで、さまざまなメリットがあります。
例えば丁寧さをアピールして顧客の警戒心を解いたり、DMの内容に注目してもらえたりすることにつながるので、DMで商品・サービスを売り込みやすくなります。
とはいえ、どのようにDMの送付状を書けば良いのか困る方が多いでしょう。
送付状を添付する目的から書き方のコツを解説するとともに、例文となるテンプレートも紹介します。送付状の書き方にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
DMに送付状を添える目的は？
DMに送付状を添える目的としては、大きく3つ挙げられます。
いずれもDMの成約率を高めるために重要なことばかり。送付状を書くのに目的を知らなければ、どのような文面にすべきか判断に困るでしょう。
目的を知ることが、何を書くべきか考えるヒントになります。ぜひ参考にしてみてください。
礼儀正しい挨拶で警戒心を解くため
礼儀正しい挨拶で、顧客の警戒心を解く意味があります。
いきなりDMが送付されてくると、警戒心・不信感を抱く方が多くいらっしゃるので、怪しい者ではないことを示す必要があります。
警戒されている状態では、どれだけ良い商品でも目を通してもらえないかもしれません。
営業スタッフが挨拶もなしにいきなりセールストークを始めないのと同じで、きちんと挨拶してから商品・サービスを紹介することで、信用できると思ってもらう必要があります。
送付状を添えることで、マナーを理解したきちんとした企業であるというイメージを持ってもらえるので、営業活動がスムーズに進めやすくなります。
送付した目的を明示するため
DMを送付した目的を、顧客へ端的に明示するのも目的です。
送付状もなくDMが送られてきても、何のDMなのか瞬時に理解するのは難しく「売り込み」が来たことしかわかりません。
相手にとってわざわざ読むメリットがあるのかわからないので、無視されたり捨てられたりしやすくなってしまうでしょう。
しかし例えば「○○でお悩みの方へ」などDMの内容を端的に示した送付状を添えることで、どのような目的で送られてきたDMなのかわかりやすくなります。
内容に興味を持ってもらうため
送付状に相手の利益になることなど、DMの一部を記載しておくことで、興味を持ってもらいやすくする効果もあります。
例えば「引越しを検討中の方へ」「薄毛でお悩みの方へ」など、相手が気になる内容を記載していれば、DMに目を通してくれやすくなります。
いくら顧客に寄り添った内容のDMでも、読まれなくては伝わりません。
送付状で興味関心を引くことで、DMをしっかり読もうと思ってもらえるよう誘導できます。
映画の予告映像のように、DMそのものを読みたいと興味を持ってもらえるような送付状に仕上げましょう。
開封率を上げるコツは下記コラムを参考にして下さい。
DMの送付状の書き方3つのコツ
DMの送付状の書き方のコツとして、3つのポイントが挙げられます。
基本的なポイントを押さえておくことで、顧客にDMを読んでもらいやすくできるでしょう。鉄則ともいえる基本事項を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
セオリー通りの書き方を守る
ビジネスで使用する一般的な送付状の形式に則って記載することで、きちんとした企業だというイメージを持ってもらえ安心感を与えられます。
用紙のサイズはA4もしくはDMのサイズとそろえるようにして、白地に黒文字の横書きで記載します。
目を引くためとはいえ、突拍子もないオリジナルの書き方になると、警戒心・不信感を強めてしまうかもしれません。セオリー通りの書き方は守りましょう。
送付状に記載する基本的な内容として、以下のようなものがあります。
- 日付：投函日を記載。右上に配置
- 相手の会社名・氏名：左上に書く。会社名・部署名は「御中」、名前には「様」を付ける
- 差出人の会社名・氏名、連絡先：右寄せで書く
- タイトル：DMの内容が端的にわかるように。「○○のご送付について」「○○送付のご案内」と簡潔に記載
- 頭語：結語とセットで使い、一般的には「拝啓」が使われる
- 挨拶文：拝啓の後に1文字空けるか、改行して記載
- 本文：DMの内容について
- 結語：頭語とセットで使い、拝啓とセットなのは「敬具」
- 記：同封する資料と部数を箇条書きする際に使用。中央に書く
- 送付内容：送付物を全て書き出す
- 備考：何か補足があれば記載
- 以上：送付状最後に記載する。右下に書く
上記のような基本事項を守った上で、DMを読んでもらえるようアピールしましょう。
ただし送る相手によっては、決まりきった文句を使わない方が良い場合もあります。個人に送るか企業に送るかなど、相手の属性に合わせて臨機応変に対処することが大切です。
ベネフィットを伝える
DMの肝となるベネフィットは、必ず送付状で伝えるようにしましょう。
ベネフィットとは利益のこと。DMにはどのような有益な情報が記載されているのか、端的に伝えることができれば、DMをしっかりと読んでくれるでしょう。
「何のために送られてきたか」わからないものを、わざわざ時間を割いて読んでくれる人は少ないので、結論を先に伝えて読みたいと思ってもらえるよう働きかけることが大切です。
例えば「○○な悩みを解決します」「今だけ○○が50％オフ」のような、相手が気になるような情報をタイトルや本文に記載しましょう。
ベネフィットを記載することで、DMに興味・関心を持ってもらうことが可能です。
押し売りしない
送付状の目的はDMを読んでもらうことなので、押し売りにならないよう注意することが大切です。
あまりにも露骨な売り込みは、ユーザーに嫌悪感を与える可能性があるので、DMを読まずに捨てられてしまうかもしれません。
しかしベネフィットを伝えて顧客の悩みを解消できるとアピールすれば、売り込み感がなくなり、自然と手にとってもらいやすくなります。
自社の商品・サービスの紹介程度に留め、送付状の段階では売り込まないようにしましょう。
あくまで送付状の目的はDMに興味を持ってもらうことなので、不信感や警戒心拭いDMを読んでもらうことに徹するのがおすすめです。
目的別のDMに添える送付状の例文集
送付状を書く目的や、押さえておくべきコツがわかったところで、実際に送る際にどのようなイメージで書くべきなのか例文を紹介します。
シチュエーションによって文面は異なるので、5つのパターンに分けて例文を紹介します。あなたの状況に合うものを参考にしてみてください。
顧客の新規開拓
新規開拓が目的なのであれば、顧客の悩みを解決したり希望を叶えたりなど、封を開けて中身を読むベネフィットを強く押し出すようにしましょう。
突然届いたDMを開封して読んでくれる人は少ないので、目に入りやすい送付状で「読んでみようかな」と思ってもらえるよう工夫することが大切です。
【例文】
| マーケティング・営業ご担当者様へ。DM（ダイレクトメール）の効果が見えないとお悩みではありませんか？ 拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 この度は「DM+」の導入をご検討いただきたく、本状をお送りいたしました。 弊社のDM+は、宛名別に全て違うQRコードを印刷することで、送ったその後の行動を一人一人分析できます。「誰が」「いつ」「何に」アクセスしたか、顧客の行動を可視化できるのが強みです。 ダイレクトメールの費用対効果を〇％上昇させた実績もあり、お客さまから多くのお喜びの声を頂戴いたしております。 つきましてはDM+のパンフレットと詳細なご案内を同封いたしましたので、ご覧いただければ幸いです。 略式ながら書面にてお願い申し上げます。 敬具 |
タイトルでどのような内容なのかを伝えて、本文では相手が気になるようなベネフィットを端的に提示することで、詳しく知りたいと気になってもらえます。
ただしベネフィットの部分はあまり長くならないように心がけ、できるだけシンプルで短い文章にできるよう意識しましょう。
長くなると読みにくくなるのと同時に、肝心な部分がどこなのかわかりにくくなってしまいます。
映画の予告映像のように、受け手が気になるであろう部分だけをチラッと開示することで「ぜひ読んでみたい」と思わせることが重要です。
販売促進
販売促進を目的とするのであれば、キャンペーンなどをきっかけに、特別感や季節感を演出しましょう。
例えば「あなただけ」「限定価格」「特別オファー」など、読まずに無視すると損かもしれないと思ってもらえるような文面を考えることが大切です。
実施するキャンペーンやセールの情報をメリットとともに記載しましょう。
【例文】
| 新生活キャンペーンのご案内！今だけ限定価格でお届け いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。 桜が咲き始める季節になりましたが、〇〇様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。 当店では毎年恒例の新生活キャンペーンを3月□日～4月□日まで開催いたします。この時期だけの限定価格で、お買い得商品を多数取り揃えました。 スタッフ一同〇〇様にご来店いただけるのを心よりお待ちしております。 |
一定時期だけの限定価格でお得な情報を押し出したり、キャンペーンやフェア開催期間しか手に入らない限定商品で特別感をアピールしたりと、お得感を伝えましょう。
また堅苦しいありきたりな定型文の挨拶は省いて、送付状が形式的な文章になり過ぎないように、個人宛ての手紙のようにフランクな書き方をするのも大切です。
堅い挨拶などを省くことで、親しみやすい内容になるので、自分だけに送られる特別感を演出できます。
季節感を取り入れる場合も、時候の挨拶のような堅い表現ではなく、季節の風物詩の話題に触れるなどフランクな表現が適しています。
送付状のテンプレートを使用する場合も、送り先ごとに表現を少し変更するなど手を加えるのがおすすめです。
休眠顧客の掘り起こし
最近利用してもらえていない休眠顧客に対しては、新商品の発売やキャンペーンを実施するタイミングで送るのがよいでしょう。
休眠している顧客は、商品やサービスの内容に満足できていないことで、離れていってしまった可能性があるので、改善・改良した点を的確に伝えることが大切です。
【例文】
| ××がリニューアルしてパワーアップしました！多くの高評価をいただいています すっかり紅葉が進み行楽シーズンとなりましたが、〇〇様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。 この度、××が原材料の見直しも含めた大幅リニューアルを行い新発売いたしました。新フレーバーをご用意したことに加え、季節ごとの限定フレーバーもご用意しております。 既に多くのお客さまから高評価を得ており、ご利用者の満足度は80％以上を突破しました。ぜひ〇〇様にも以前との違いをご実感いただきたく、期間限定の特別価格でご用意しております。 ぜひこの機会に新しい××をお試しください。 |
どのように変化したのかを伝えるとともに、実際の利用者の満足度の数字や体験談などを紹介すると説得力が生まれるのでおすすめです。
また改良点だけでなく、新商品や限定商品なども新たな商品展開も併記しておくことで、ユーザーが興味を示す可能性が高まります。
サッと目を通せるように簡潔に書くことを心がけながらも、ユーザーの目を引く文章に仕上げましょう。
関連記事：休眠顧客の掘り起こしを行うメリットは？ 基本的な手順や効果的に掘り起こしを行うポイントを解説
イベントなどへの招待
展示会やセミナーなどイベントへ招待したい場合は、参加することのメリットを伝えることが重要です。
時間を割いてイベントに来てもらう必要があるので、相手にとってのベネフィットを提示できるよう意識しましょう。
【例文】
| 長年のご愛顧者さま限定！夏の〇〇展示会開催のご案内 拝啓 初夏の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご贔屓を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社新商品をいち早くご覧いただく「サマー〇〇展示会」を開催する運びとなりました。 長年ご愛顧いただいておりますお客様限定の展示会となっており、こちらでしかお買い求めいただけない限定商品も多数ございます。 もちろん入場は無料となっておりますので、お気軽にお越しください。 また同封の交換券をお持ちいただいた方全員に、特別な記念品をプレゼントいたします。 ぜひご来場くださいませ。 敬具 |
限定商品があることや、特定のユーザー限定などの特別感を伝えることで、イベントに興味を持ってもらいやすくなります。
また入場無料や参加しやすい立地など、イベント参加を促すようなアピールポイントがあれば伝えましょう。
加えてプレゼント交換券や入場割引券などを同封すると、イベントに参加してもらえる確率が上がるので同封するのがおすすめです。
記念日などのお祝い
誕生日など記念日をお祝いする場合は、季節の挨拶など形式的な文面よりも先にお祝いの言葉を述べましょう。
大人になるにつれて誕生日など、記念日を祝われる機会は減っていくので、お祝いの言葉は喜ばれやすい傾向にあります。
特に誕生日のお祝いメッセージは喜ばれやすいので、ユーザーの心をつかむ大切な機会だといえます。
【例文】
| 〇〇様、お誕生日おめでとうございます！ 健康と幸福に恵まれた〇〇様にとって素晴らしい1年となりますよう、スタッフ一同心よりお祈り申し上げます。 お誕生日のお祝いといたしまして、ささやかではございますが、〇〇様へプレゼントをご用意いたしました。お受け取りいただけますと幸いです。 これからも〇〇様にご満足いただけるよう、スタッフ一同より一層努めてまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。 |
あくまでお祝いが目的なので、セールスは行わないのが一般的です。
しかしプレゼントという名目で割引券やクーポンなどを送ると、次回の利用につなげることが可能です。
お祝いの言葉を前面に押し出しつつも「せっかくクーポンもらったし行ってみよう」「安くなるならお得かも」と利用いただけるように工夫してみましょう。
DMの送付状は警戒心を解いたり興味を引いたりする重要な存在
DMを送付する際は、ビジネス形式に則った送付状を送ることで、きちんとした企業からだと安心感を与えるのと同時に、警戒心を解いてDMを読んでもらいやすくできます。
またDMを読むベネフィットを端的に伝えることで、DMの内容に興味を持ってもらう役割もあるので、DMの効果を高める重要な書面でもあります。
例文を参考に書き方のコツを押さえつつ、特別感や限定感を出すなど、相手に興味を持ってもらえるような文面を考えましょう。
送る相手によって興味を持ってもらえるポイントは異なるので、セオリー通りの書き方を守りつつも、相手に合わせて臨機応変に文章を考えることが大切です。
なお、送付状を工夫したところで、その効果測定を行うにはどうすればよいか？疑問に思う方もいるでしょう。
そんな方には当社の「DM+」がおすすめです。「DM+」ではDMを通じて顧客ごとに固有のQRコードを付与できるため、より緻密な顧客行動のトラッキングが可能です。測定結果を元に改善策を実施することで、DMの成果を最大限に高める仕組みが実現します。
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