不動産業界の業務効率化とは？ 課題解決につながる7つの方法と効率化のポイント
【リード文】
不動産業界は、人手不足や長時間労働、アナログ業務の多さなど、いくつもの課題を抱えています。こうした状況の中であらためて注目を集めているのが「業務効率化」です。
本記事では、不動産業界の業務効率化が重要な理由や取り組むメリット、具体的なポイントなどをご紹介します。記事後半では、業務効率化を進めるためのおすすめツールもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
不動産業界で「業務効率化」が重要な理由
不動産業界において業務効率化が重要な理由には、以下が挙げられます。
- 人手不足と長時間労働
- 顧客ニーズの多様化と業務の煩雑化
- デジタル化の遅れと業務の属人化
それぞれ見ていきましょう。
人手不足と長時間労働
不動産業界は、人手不足が深刻な課題です。厚生労働省の公表している「令和5年雇用動向調査結果」によると、不動産業・物品賃貸業への入職者数は約13万人であるのに対し、離職者数は約14.1万人にのぼります。
不動産業界が人手不足に陥る背景には、少子高齢化による若手人材の減少や、厳しい営業ノルマなど業界の負のイメージが影響しています。専門知識習得への不安や、求職者のニーズと合わない勤務条件も要因の一つです。
さらに、長時間労働も問題になっています。OpenWorkの「働きがい研究所 『日本の残業時間 定点観測』」によると、不動産業界の月間平均残業時間は、2023年では約31時間となっており、コンサルティング業界の約36時間、マスコミ・広告業界の約35時間に次ぐ長さです。調査対象の業界全体から見ると高い傾向となっています。
※参考：
厚生労働省.「令和5年雇用動向調査結果」.
https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/24-2/dl/kekka_gaiyo-02.pdf ,（参照 2025-07-17）.
※参考：
OpenWork.「働きがい研究所 『日本の残業時間 定点観測』」.
https://assets.openwork.jp/hatarakigai/pdf/OpenWork_zangyo_23Q3_industries.pdf ,（参照 2025-07-17）.
顧客ニーズの多様化と業務の煩雑化
不動産業界では、顧客ニーズの多様化と業務の煩雑化が進んでおり、業務効率化が急務となっています。
インターネットやスマートフォンの普及により、近年では物件を探す際に多様な条件を付けて検索できようになりました。これを受け、顧客のニーズも新築や中古、リノベーション物件など細分化されてきています。働く側にはより柔軟な対応が求められますが、同時にこなさなければならない物件管理や契約、顧客対応といった業務の範囲も広く、多くの手間がかかります。
こうした課題に対応するには、デジタルツールを活用し、情報管理や対応の効率化を図ることが不可欠です。
デジタル化の遅れと業務の属人化
不動産業界では、依然としてアナログな業務が多く残っており、業務が属人化しやすい点が大きな課題です。
営業・契約・管理など多岐にわたる業務を一部の経験者に依存しているケースも多く、担当者不在時には業務が滞ったり、対応品質に差が出たりすることがあります。
またノウハウが個人に蓄積されがちなため、退職や異動によって貴重な知識が失われるリスクもあります。このような属人化を防ぐためには、業務プロセスの標準化やマニュアル整備を進め、ITツールを活用して情報を可視化する取り組みが求められているのです。
不動産業界が業務効率化に取り組むメリット
不動産業界が業務効率化に取り組むメリットは、以下の通りです。
- 運営コストの削減
- 生産性の向上
- 業務の標準化・属人性の防止
- 集客率・成約率の向上
- 従業員のストレス軽減・離職防止
それぞれ詳しく見ていきましょう。
運営コストの削減
不動産業界が業務効率化に取り組むメリットの一つが、運営コストの削減です。
従来の業務では、物件管理や契約手続き、書類作成などに多くの時間と労力が費やされてきました。これらにデジタルツールや業務システムを導入することで、自動化・標準化が可能になります。
また、紙の書類から電子化へ移行することで、印刷や郵送にかかる費用も削減できます。加えて、長時間労働の抑制は残業代や採用・教育コストの低減にもつながり、組織全体の運営コストの削減が期待できるでしょう。
生産性の向上
不動産業界で業務効率化を進めることで、現場の生産性は大きく向上します。
例えば、物件情報の入力や契約手続きなど、時間がかかる業務をITツールで自動化すれば、一つひとつの作業にかかる時間が大幅に短縮されます。これにより、従業員は限られた勤務時間内でより多くの案件に対応できるようになり、業務全体の効率が上がるでしょう。
また、空いた時間を使って顧客対応や現地確認など、より重点的に行うべき業務に集中できるようになります。結果として業務の質が上がり、職場全体の生産性の向上につながるでしょう。
業務の標準化・属人化の防止
不動産業界では、業務の属人化の防止が組織の持続的な成長にとって重要な課題です。
業務効率化を進めることで、特定の従業員にしか分からない業務やノウハウを標準化し、仕組みとして展開できるようになります。例えば、営業の進め方や顧客対応の流れをマニュアル化したり、物件や顧客の情報をクラウド上で一元管理したりすることで、誰でも同じレベルの対応ができるようになるでしょう。
人の入れ替わりがあっても業務の質を維持できる他、情報の見える化が進むことで、社内での連携や進捗管理もしやすくなります。
集客率・成約率の向上
不動産業界の業務効率化は、集客率・成約率の向上につながるのもメリットです。従業員の時間に余裕が生まれると、より戦略的な集客や顧客対応にも力を入れられるようになります。
例えば、SNSやWeb広告を活用したターゲット層への情報発信や、動画やVRを用いた物件紹介など、戦略的な販促活動に注力しやすくなります。これにより、遠方の顧客へのアプローチやオンライン商談の増加など、新たな営業機会の創出につながるでしょう。
また、営業担当者が顧客の個別ニーズに丁寧に対応する時間も確保できるため、信頼関係の構築や、成約率向上も期待できます。
従業員のストレス軽減・離職防止
不動産業界における業務効率化は、従業員のストレス軽減や離職防止において重要な役割を果たします。ルーチンワークや煩雑な事務作業が軽減されることで、長時間労働の改善が期待でき、心身の健康維持やモチベーションの向上にもつながるでしょう。
さらに、在宅勤務や時短勤務といった多様な働き方にも対応しやすくなるため、育児や介護といった家庭との両立が必要な人にとっても、魅力的な職場環境が整います。
こうした取り組みは、定着率の向上や安定的な人材確保につながり、組織の持続的な成長を支える基盤となるはずです。
効率化しやすい不動産業務
ここでは、効率化しやすい不動産業務を詳しく見ていきましょう。
- 顧客対応（問い合わせ・内見調整）
- 書類作成・契約手続き
- 物件情報・顧客情報の管理
- 社内連携・情報共有
顧客対応（問い合わせ・内見調整）
不動産業務の中でも、顧客対応は効率化しやすい分野の一つです。
物件に関する問い合わせ対応や内見の日程調整は、従業員の業務時間を大きく占める作業ですが、これらはツールの導入により大幅な時間短縮が可能です。例えば、WebフォームやLINE連携によって顧客からの問い合わせを一元管理し、応答テンプレートを活用して迅速かつ正確に対応する仕組みを整えることができます。
さらに、カレンダー連携型の予約システムを活用すれば、顧客が空き時間を選んで内見予約を完結できるため、電話やメールのやりとりにかかる手間を削減可能です。
また、定型的な質問にはチャットボットで対応することで、営業時間外でも顧客対応が可能となり、機会損失の防止にもつながります。これらの仕組みを整備することで、従業員は付加価値の高い業務により集中できるようになり、全体の生産性が向上するでしょう。
書類作成・契約手続き
不動産業界では、契約書類の作成や管理に多くの時間と手間がかかるため、効率化による影響も大きな分野です。
契約書や重要事項説明書などは、あらかじめ定型化されたデジタルフォーマットを用いることで、手入力の手間を削減できます。顧客情報や物件情報を一元管理するシステムと連携すれば、必要なデータを自動で反映させることが可能になり、作業ミスの防止にもつながります。
また、クラウド上で書類を作成・共有できる環境を整えることで、担当者同士のやりとりもスムーズになるため、承認の流れもスピーディーに進むでしょう。
さらに電子契約を導入すれば、署名や押印のための来店や郵送の手間が省け、遠方の顧客とのやりとりもスムーズに行えます。契約内容の変更もオンラインで即時対応ができるため、業務全体のスピードと正確性が向上します。
物件情報・顧客情報の管理
不動産業務において、物件や顧客情報の管理は営業活動の質を左右する中核的な業務です。
従来は紙資料や個別ファイルで分散管理されていたこれらの情報も、管理システムを導入することで一元的に扱えるようになります。物件の所在地や設備、写真、図面といった資料を一画面で確認できる他、顧客情報も希望条件や問い合わせ履歴とひも付けて管理できるため、業務の精度とスピードが大きく向上する可能性があります。
必要な情報にすばやくアクセスできることで、提案や対応も的確になり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
社内連携・情報共有
社内コミュニケーションと情報共有の質は、業務のスピードと正確性を大きく左右します。
例えば、物件のステータスや顧客対応の進捗が部署内で共有されていないと、対応の重複や漏れといったミスが発生しやすくなります。こうした事態を防ぐには、チャットツールやタスク管理アプリを活用し、やりとりを記録・可視化することが有効です。案件ごとの対応履歴や今後の予定をチーム全体で確認できる仕組みがあれば、担当者の不在時でも他の従業員がスムーズに対応できます。
また、クラウド上での資料共有やスケジュール管理を取り入れることで、複数店舗や部署間の連携も円滑になります。情報の透明性が高まることで、チーム全体の判断力が底上げされ、業務全体の生産性も向上するでしょう。
業務効率化を行う際のポイント
業務効率化を行う際は、以下のポイントを意識することが重要です。
- 業務プロセスの可視化
- 優先順位の明確化
- 具体的な目標設定
- 外部サービスの活用
それぞれ詳しく解説するので、実際に業務効率化に取り組む際の参考にしてください。
業務プロセスの可視化
業務効率化を進める上で最初に取り組むべきなのが、現状の業務プロセスの可視化です。
業務内容を細かく分解し、各ステップを図解や一覧にすることで、全体の流れや重複作業、非効率な部分が明らかになります。この作業を通じて、無駄な工程の削減や手順の標準化が可能になります。
また業務ごとの目的や関係者、必要な情報の流れを整理することで、役割分担の明確化にもつながります。特に法律や契約が関係する場面では、誤解やミスを防ぐために視覚的な整理が重要です。
可視化した内容はマニュアルやガイドラインとして活用でき、新人研修や引き継ぎにも有効です。これをベースに業務改善策を立てれば、無理なく効率化を進めることができます。
優先順位の明確化
不動産業界で業務効率化を図る際には、全ての業務に同じリソースを割くのではなく、優先順位を明確にすることが重要です。
売上や顧客満足に直結する中核的な業務と、それ以外の補助的な業務に分類します。例えば物件紹介や契約交渉といった営業関連の業務は優先度が高く、集中すべき対象です。一方で、定型的なデータ入力や書類整理といった事務処理は、ツールの導入や外注化で効率化が図れます。
さらに、緊急性と重要性を軸に分類することで、今やるべき業務と後日対応で問題ない業務の判断がしやすくなります。
具体的な目標設定
業務効率化を進める際は、具体的な目標設定が欠かせません。何が非効率なのか、どこで時間や手間がかかっているのかを明確にした上で、「対応時間を30％削減する」「作業ミスを半減させる」といった具体的な数値目標を立てるとよいでしょう。
目標がはっきりすれば、関係者間の認識が一致するため、現場の協力も得やすくなります。効率化のための施策実施後の効果測定も行いやすくなり、継続的なブラッシュアップが可能です。
現状の課題を洗い出した上で「目指す姿」を明確にし、全体に共有することが、業務効率化を進めていくためには重要です。
外部サービスの活用
業務効率化を進めるに当たって、便利な外部サービスの活用も検討してみましょう。
ただし、単に機能が豊富なツールを選べばよいというわけではありません。自社の課題や目標に合った機能が備わっているかを見極めることが重要です。
目的別の代表的な外部サービスは以下の通りです。
- 物件情報の登録・管理：不動産管理システム
- 内見の日程調整：予約管理ツール・フォーム
- 問い合わせ対応の自動化：AIチャットボット・自動応答システム
- 顧客情報の管理：CRM（顧客関係管理）システム
- 契約の効率化：電子契約システム
- 営業サポート：MA、DM作成代行
導入前にはトライアルなどを活用して、操作性や実用性を確認するとよいでしょう。また、導入の際は初期費用だけでなく、月額費用やサポート費用などのランニングコストも踏まえて検討しましょう。
不動産業界の業務効率化に役立ツール
ここでは、不動産業界の業務効率化に役立つ以下のツールを詳しく見ていきましょう。
- 不動産管理システム
- CRM・MA
- RPA
- オンライン内見・電子契約システム
- AIチャットボット
- 紙のDM（ダイレクトメール）
不動産管理システム
不動産管理システムは、物件情報の整理から顧客対応、契約管理まで幅広い業務を一元化できるツールです。従来は表計算ソフトや紙でバラバラに管理していた物件情報を、システム上で統一して管理することで、情報の検索や更新が容易になり、作業時間の短縮やミスの防止につながります。
空室状況や家賃、修繕履歴などをリアルタイムで把握できるため、営業や管理業務の判断スピードも上がるでしょう。また、ポータルサイトとの連携機能を備えたシステムであれば、物件情報を複数媒体へ一括掲載することができるので、さらに効率化が可能です。顧客管理や問い合わせ対応機能を含むシステムなら、ニーズに寄り添った提案とフォローもできるため、成約率が高まる効果も期待できます。
CRM・MA
不動産関連の業務を効率化する際、CMR（顧客関係管理）やMA（マーケティングオートメーション）のツールも有効です。
CRMは、顧客の情報ややり取りの履歴、希望条件などを一元管理できるシステムです。問い合わせ内容や内見履歴、過去の契約情報などを記録しておくことで、個別のニーズに合った提案が可能になります。また、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができるため、属人化の防止や接客品質の維持にも役立ちます。
一方、MAは、資料請求後のフォローメール送信や、物件閲覧履歴に基づくレコメンド配信など、マーケティング活動を自動化・効率化できる仕組みです。営業活動の負担を減らしながら、効率的な顧客育成が可能となります。
RPA
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、ルーチン業務や定型業務をソフトウェアロボットで自動化する仕組みです。不動産業務の中でも、特に作業量が多く繰り返し発生する分野で大きな効果を発揮します。
例えば、ポータルサイトへの物件情報の更新業務では、従来10分以上かかっていた登録作業がRPAの導入によって1分程度で完了できるケースもあり、空室情報も迅速に反映できます。
他にも、売上日報や各種帳票の作成、申込書やアンケートの入力作業も、定型フォーマットに沿った処理が多いため、RPAで自動化が可能です。業務負担を軽減しつつ、人的ミスの防止にもつながります。
オンライン内見・電子契約システム
オンライン内見システムは、顧客が物件を訪問せずにパソコンやスマートフォンから内見ができるシステムです。360度カメラや動画を使って室内を撮影しておきWebで公開すれば、顧客は自宅にいながら物件の雰囲気や間取りを確認できます。これにより、遠方に住んでいる顧客や多忙で現地に足を運べない顧客が内見の疑似体験をでき、営業機会の拡大につながります。
電子契約システムは、契約書の作成・送付・署名・保管といった一連のプロセスをオンラインで完結させるシステムです。印刷・押印・郵送といった手間が不要になるため、契約締結までのスピードが大幅に向上します。また契約書をクラウド上で保管でき、検索性や管理の効率も高まります。
AIチャットボット
AIチャットボットは、問い合わせ対応の効率化に大きく貢献するツールです。
よくある質問や物件情報の案内、内見予約などに自動で対応できるため、従業員の負担を軽減しつつ、迅速な顧客対応が可能になります。さらに、チャットの履歴はそのまま顧客ニーズのデータとして蓄積でき、サービス改善にも活用できます。
24時間365日の対応も可能となり、営業時間外でも顧客との接点を維持できるのが大きな利点です。顧客側にとっても、自らで検索する手間が省け、リアルタイムに情報を得られるため、満足度が高まりやすいです。
紙のDM（ダイレクトメール）
業務効率化と聞くとペーパーレス化が連想されますが、紙のDM（ダイレクトメール）も効果的なケースがあります。
不動産売買のように誰もが慎重になる高額取引では、即断即決となるのはまれで、顧客の検討期間は長期にわたるのが一般的です。そのため、手元に残る紙の資料やDMは、顧客にとって重要な検討材料となります。DMは多くの情報を掲載できる上、デザインやメッセージ性を工夫すれば、読み手の関心を引きつけやすい点も魅力です。
また、インターネットを日常的に活用していない層へのアプローチにも有効で、アナログながら確実な情報伝達手段として重宝されています。QRコード（※）を掲載したり、クロスメディア戦略（SNSやWebと組み合わせる戦略）を取り入れたりすることで、紙DMを起点としながらオンライン上での行動を促す導線も設計できます。
紙DM活用のメリットと成果を上げるコツ
ここでは、紙DM活用のメリットと成果を上げるためのコツを詳しく見ていきましょう。
紙DMのメリット
紙DMは、デジタル化が進む今だからこそ注目される手法です。スマートフォンやパソコンの画面ではなく、物理的に「手に取れる」点が最大の強みであり、目に触れやすく記憶にも残りやすいという特性があります。メールやSNSのように情報が流れて消えるのではなく、しばらく手元に残り続けるため、繰り返し印象付ける効果も期待できるでしょう。
さらに、紙媒体は五感に訴える工夫ができるのも大きな利点です。紙の質感や厚み、香り、加工の立体感などにこだわれば、「特別感」を演出可能です。受け取る側の感情に訴えられるため、興味を持ってもらいやすいでしょう。
掲載する内容も柔軟な選択が可能です。例えば、誕生日月に特典を添えたり、過去の購買データに基づいておすすめの商品を紹介するなど、相手に合わせた情報発信がしやすい点も見逃せません。
実際に、一般社団法人日本ダイレクトメール協会の調査では、DMの開封率は約80%と高い数値です（※）。デジタル施策であるメルマガの平均開封率は、BENCHMARKの調査によると30%前後なので、調査年度の差はあるもののその差は大きいと言えるでしょう（※）。
※参考：
一般社団法人日本ダイレクトメール協会.「DMメディア実態調査2021」.資料9p（PDFだと10p）.
https://www.jdma.or.jp/upload/research/20-2022-000021.pdf ,（参照 2025-07-17）.
※参考：
BENCHMARK.「平均メール開封率・クリック率レポート (2024年度版) 」.
https://www.benchmarkemail.com/jp/email-marketing-benchmarks/ ,（参照 2025-07-17）.
紙DMで成果を上げるコツ
紙DMで成果を上げるためには、いくつかの戦略的工夫が欠かせません。
第一に挙げられるのは、ターゲットごとに訴求内容を最適化することです。属性や購買履歴、関心テーマに基づき、一人ひとりに寄り添ったメッセージ設計を行うことで、「これは自分のための情報だ」と感じてもらいやすくなります。
また、紙DM単体ではなく、WebサイトやSNS、メールといった他メディアと組み合わせ、クロスメディア戦略を展開するのも効果的です。例えば、QRコードで特設ページへ誘導したり、SNSで事前告知・事後フォローを行ったりする方法が挙げられます。複数媒体に誘導して顧客との接触頻度を増せば、行動につながりやすくなるでしょう。
さらには、明確な特典やオファーを用意するのも効果的です。参加者限定の資料、抽選プレゼント、数量限定キャンペーンといった行動を後押しする仕掛けは、DMの反応を大きく左右します。
まとめ
不動産業界の業務効率化は、人的負担の軽減だけでなく、顧客満足や収益の向上にもつながります。成功のためには、自社の課題に合った手法やツールを取り入れ、戦略的に改善を進めることが大切です。
「DM PLUS」は、ユニークQRコード付きのDMを送付できるサービスです。インターネットやSNSなどのデジタルツールを活用した施策だけでなく、オフライン施策の一環としてDMを活用したい場合におすすめです。不動産業界の業務効率化のために紙DMも活用していきたいとお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
※記事内の「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
