営業活動は、企業の売上確保に欠かせない重要な業務の一つです。しかし、業務効率化が進められていないと、現場で働く担当者が大事な業務に集中できない場合があります。
売上アップや生産性向上、競争力アップのためには、営業の効率化は不可欠ですが、どのように対応すればいいか、分からない場合もあるでしょう。
そこで本記事では、営業活動の効率化の重要性について解説します。具体的に効率化するための方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
営業の効率化とは？
営業の効率化とは、売上の向上を目指しながら、営業にかかる時間や労力をできるだけ減らすための業務改善を意味します。
例えば、営業担当者が時間を取られがちな見積書やプレゼン資料の作成といった業務を減らすことで、新規顧客への提案や既存顧客との関係強化といった、営業の本来の業務に注力できるようすることなどが該当します。
最近では、ITツールを導入したり、業務を外部に委託したりすることで、営業の効率化を実現している企業も多く見受けられます。
営業を効率化することの重要性
営業活動を効率化することは、単なる業務改善ではありません。次に挙げるように、さまざまな効果を期待できます。
- 人手不足への対策
- 働き方改革による時間的制約
- グローバル競争に勝つための生産性向上
それぞれ詳しく解説します。
人手不足への対策
営業効率化は、企業が抱える人手不足への有効な解決策となる可能性があります。
少子高齢化の影響により、日本の生産年齢人口は年々減少している状況です。1995年に生産年齢人口は約8,716万人とピークを迎えてから減少に転じ、2015年には8,000万人を割りました。2025年には7,170万人まで減少すると見込まれている他、2030年には7,000万人を割り込んで、2050年には約5,275万人にまで落ち込むと予測されています。
人口の減少により、労働力不足が発生することが見込まれており、企業にも大きな影響を及ぼすでしょう。
こういった背景がある中で、営業部門には限られた人材で高い成果を出すことが求められています。そのため、CRMやSFAといった営業支援ツールの導入により、限られたリソースを有効活用し、営業担当者一人ひとりの生産性を高める取り組みが広がっています。
参考：総務省.「第1部 特集 情報通信白書刊行から50年～ICTとデジタル経済の変遷～」.https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/html/nd121110.html , （参照2025_05_19）.
働き方改革による時間的制約
営業の効率化によって、働き方改革による時間的な制約にも対応可能です。
働き方改革が提唱され、日本企業は労働環境の見直しを求められるようになりました。特に、2019年に施行された時間外労働の上限規制は、多くの企業にとって働き方を見直す大きな契機となっています。
これまでのように長時間労働に依存した営業手法は通用しなくなり、限られた時間内で成果を出すための新たな工夫が不可欠となっているのです。
例えば、営業担当者が顧客とのコミュニケーションや価値提供に集中できるよう、見積書作成などの営業外の業務を削減したり、アウトソーシングを取り入れたりする取り組みが進められています。また、優秀な営業担当者のノウハウを形式知として蓄積・共有することで、業務の属人化を防ぎ、組織全体の営業力を高める動きも重要視されています。
グローバル競争に勝つための生産性向上
営業の効率化は、組織や企業の生産性の向上や、業界での競争に勝ち抜くための重要な要素です。
現代のビジネス環境は、技術革新やグローバル化の進展により、常に大きく変化し続けています。こうした「変動性」「不確実性」「複雑性」「曖昧性」が高いVUCA（ブーカ）の時代においては、企業が市場の変化に対応するために、迅速な意思決定と柔軟な行動が必要です。
営業分野でも、顧客ニーズの多様化に対応するために、これまでの属人的な手法から、データを活用した戦略的な営業スタイルへとシフトチェンジが進んでいます。その実現のためには、リアルタイムで顧客情報を管理・分析し、営業活動の成果を可視化できるテクノロジーの導入が不可欠です。
営業における無駄とは？ 非効率を生む3つの要因
営業活動においては、しばしば非効率的な手段や手法がまかり通るケースがあります。特に、次に挙げるポイントは、非効率を生む要因となっています。
- 移動にかかるコスト
- 煩雑な事務作業にかかるコスト
- ノウハウの属人化による機会損失
移動にかかるコスト
営業活動における移動にかかるコストは、非効率的になることがしばしばです。
商談が進展しないにも関わらず、一つの顧客に執着して何度も訪問を繰り返したり、遠方の取引先へ頻繁に足を運んだりすることで、移動に費やす時間が増えます。結果として、大きな時間的ロスを招いてしまい、営業活動全体の生産性を下げる原因となり得ます。
移動時間の無駄を削減するためには、営業スケジュールを立てる段階で移動ルートや訪問エリアを意識的に調整し、移動による無駄がなるべく生まれないアポイントメントを設定することが重要です。
また、最近ではオンラインでの商談も一般的になってきています。状況に応じてWeb会議などのツールを活用することで、移動にかかる時間やコストを抑えつつ、商談の機会を設けることができるでしょう。
煩雑な事務作業にかかるコスト
営業活動に関する事務作業も、非効率的な要因の一つです。
営業担当者が本来集中すべきなのは、顧客との商談や提案といった営業活動そのものです。しかし、実際の現場では、日報の記入や見積書の作成、顧客情報の整理といった事務作業に多くの時間を割かれているケースが少なくありません。結果、肝心の営業活動に使える時間が圧迫され、生産性の低下を招いてしまいます。
この状況を改善するには、業務フローそのものを見直し、無駄な作業を減らすことが不可欠です。例えば、営業支援ツール（SFA、CRMなど）を活用すれば、見積書の自動作成や顧客管理の効率化が図れる他、ルーティン化された事務作業をアウトソーシングする手段もあります。
こうした施策は、営業担当者が本来の業務に集中できる環境を整え、成果向上につながる鍵となります。
ノウハウの属人化による機会損失
営業ノウハウの属人かも、非効率を生み出す要因です。
営業活動が属人化すると、担当者が不在になったり異動したりした場合に、顧客対応が滞るリスクが高まります。例えば、担当者宛に届いたメールへの返信が遅れたり、過去のやり取りが把握できずに対応が後手に回ったりするなど、顧客対応が滞り、顧客からの信頼を損なう要因にもなりかねません。
このような事態を避けるには、営業に関する情報をチーム全体で共有できる仕組みの整備が重要です。CRMなどのシステムを活用して、顧客とのやり取りや商談の進捗状況を可視化し、必要な情報に誰でもアクセスできる環境を構築するのが効果的でしょう。
さらに、メール対応の履歴をチーム全体で共有できるようにしておくと、対応の漏れや重複を防ぐことができます。それにより、引き継ぎがスムーズになり、万が一の際にも備えられるバックアップ体制の構築にもつながります。
営業を効率化する8つの方法
営業活動の効率化を進めることで、コスト削減やトラブルの回避、組織力の向上につながります。では、どのような方法で、営業を効率化すればいいのでしょうか。
具体的な方法は次の通りです。
- テレワークやオンライン商談の導入
- インサイドセールスの導入
- CRM/SFAツールの導入
- 事務作業の自動化・外部委託
- Webサイトの充実化
- マニュアルの作成・共有
- 営業資料の改善
- 社内会議の効率化
それぞれ詳しく解説します。
1.テレワークやオンライン商談の導入
営業効率化のための方法として、テレワークやオンライン商談の導入が挙げられます。テレワークの導入によって移動時間を削減できれば、準備や振り返りに使える時間が増えるため、アポイント数の増加や商談の成約率が上がる可能性が高まるでしょう。また、優秀な人材を確保しやすくなるため、業績アップや離職率低下も期待できます。
オンライン商談の導入でも、移動にかかる時間やコストを削減できる他、遠方企業を見込み顧客に加えられる点も魅力です。商談件数が増えるため、成約率もアップしやすいでしょう。
2.インサイドセールスの導入
インサイドセールスの導入も、営業効率化に効果的です。インサイドセールスとは、電話やメールといった対面を伴わない手段で行う営業活動を指します。例えば、架電によって見込み客（リード）を獲得してから、メールを活用して商談機会を創出するプロセスがインサイドセールスに当たります。
インサイドセールスでは、訪問営業が不要なため、自社オフィス内で一連の業務を完結できる点が大きな強みです。インサイドセールスと、実際に顧客先で直接商談を行うフィールドセールスを役割分担することで、営業プロセスがより明確になり、移動時間やコストの削減といった効率的な営業活動が実現できます。
3.CRM/SFAツールの導入
営業効率を高めるには、CRMやSFAといった営業支援ツールの導入が有効です。
CRMとは顧客管理システムのことで、導入すれば顧客の接触履歴や購買履歴などを一元管理し、チーム全体で情報を共有できるようになります。個別の顧客に最適なタイミングでのアプローチができ、成果と満足度の向上につながるでしょう。
一方、SFAは営業支援システムのことで、営業の進捗状況を可視化し、リアルタイムでの状況把握や戦略の見直しをサポートしてくれるツールです。営業活動の現状をリアルタイムで把握できるのが特徴で、担当者が次に何をすべきか明確になります。
これらのツールを活用することで、無駄のない効率的な営業体制を実現できます。
4.事務作業の自動化・外部委託
営業効率化の手段の一つが、事務作業の自動化や外部へのアウトソーシングです。
電話応対やデータ入力、顧客への対応といった事務的な業務を自動化、もしくは外部の専門業者へ委託すれば、社内の人的リソースにかかる負担を軽減でき、本来注力すべき業務に集中できる環境が整います。
特に、アウトソーシングを活用すれば、該当分野の知識やノウハウを有する業者が効率的に作業を遂行するため、業務の質を維持しながら人件費や設備投資といったコストの削減が可能です。営業事務全体の生産性が向上し、組織全体の業務効率化にもつながります。
また、RPAツールの導入によって、データ入力や集計、報告書の作成といった定型的な業務を自動化でき、従業員の作業時間を大幅に削減できます。RPAは人間が行うパソコン上の操作をソフトウェアロボットが再現するため、正確かつ迅速な業務処理が可能です。人手をより付加価値の高い業務へと再配分でき、組織の生産性がさらに高まるでしょう。
5.Webサイトの充実化
営業活動の効率を高めるには、自社Webサイトに掲載するコンテンツやダウンロードできる資料の内容などを充実させることが重要です。
例えば、よくある質問のページを整備することで、自社サービスと相性がよくない顧客からの問い合わせを事前に減らせます。営業チームやマーケティング担当者は、本来注力すべき見込み度の高い顧客への対応により多くの時間と労力を使えるようになるでしょう。
また、ダウンロード資料や説明ページが整っていれば、ユーザーは必要な情報を事前に把握できるため、営業担当者との初回接触時からスムーズなコミュニケーションが図れるようになります。
さらに、サービス内容を明確に伝えるコンテンツが整っていれば、見込み顧客は自社のニーズに合致しているかどうかを判断しやすくなり、結果として本当に関心を持っている顧客からの問い合わせが増えます。
Webサイトが充実することで、営業担当者の負担が軽減され、必要な業務に集中しやすくなるでしょう。
6.マニュアルの作成・共有
営業活動の効率を高める上で欠かせないのが、営業担当者間でのスキルやノウハウの共有です。
マニュアルやガイドラインの作成によって、業務が標準化されるため、ミスの削減とパフォーマンスの向上につながります。また、ある商談で高い成果を出せたアプローチ方法やトークスクリプト、顧客の心をつかんだ提案内容などを、チーム内で積極的に共有することで、他のメンバーも同様の成果を出しやすくなるでしょう。
さらに、営業ノウハウをドキュメント化し、社内で一元管理することで、必要なときに誰でも簡単に情報へアクセスできる体制を整えられます。特定の担当者にスキルやノウハウが属人化するのを防げる他、新しい営業メンバーが実践的な知識を吸収しやすくなり、組織全体の営業効率の向上と、持続的な成果を生み出しやすい環境の整備が実現するでしょう。
7.営業資料の改善
営業効率化の施策の一つとして、営業資料の改善が効果的です。特に、体系的な顧客リストの作成と運用は、営業効率化に直接影響するでしょう。
企業名、所在地、連絡先、担当者名といった基本情報、営業活動の進捗状況や過去の商談履歴、電話やメールでのやり取りの内容など、詳細な情報を記録した顧客リストを作成しましょう。
作成した顧客リストを共有すれば、担当者が変わっても一貫した対応が可能になり、属人化を防げます。また、顧客ごとのニーズや過去の対応履歴を把握できるため、より的確な提案がしやすくなります。
例えば、以前に導入した商品に関連するサービスを提案したり、タイミングを見て再アプローチしたりといった戦略的な営業活動が展開可能です。
結果として、営業の生産性が向上し、限られたリソースでより大きな成果を生み出せるでしょう。
8.社内会議の効率化
営業会議を効率化するには、社内会議の効率化もおすすめです。
例えば、情報共有だけで終わる内容は会議外で済ませる工夫が必要です。案件の進捗状況の報告や営業実績の数値共有は、資料配布やチャット・メールでの連絡で十分対応できます。
会議では、共有された情報を基に、課題や成功要因の分析、改善策などを議論することが重要です。また、会議を有意義にするには、開催の目的とゴール、所要時間を事前に明確にしておきましょう。会議の目的が意思決定や意見収集などであれば、それが達成された時点で終了するよう徹底します。
必要以上に長引かないよう終了時刻を設定することも効果的です。なお、Web会議ツールを活用すれば、場所に縛られず手軽に開催できるため、営業活動全体の効率化につながるでしょう。
営業を効率化するための4ステップ
実際に営業の効率化を進めたい場合は、次の手順に従ってください。
- 現状を分析し課題を明確にする
- 具体的な目標やKPIを設定する
- 目標に合った施策を実施する
- 効果測定と改善を繰り返す
1.現状を分析し課題を明確にする
営業業務の効率化を図るには、まず現在の業務全体を把握し、どこに課題があるのかを明確にすることが重要です。
時間や労力が多くかかっている業務や、非効率だと感じている作業について、実際に現場で働く営業担当者から直接ヒアリングを行います。日々の業務に携わる担当者の声を聞くことで、見落とされがちなボトルネックや、改善可能な業務フローが浮き彫りになります。
こうした課題を整理した上で、業務のどの部分を効率化できるのか、優先順位を付けて改善ポイントを洗い出していくことが、営業活動の生産性向上への第一歩となるでしょう。
2.具体的な目標やKPIを設定する
次に、具体的な目標やKPIを設定します。業務効率化の目標が、残業を減らす、コストを削減するといった曖昧なものでは、検証が難しくなります。
いつまでに何をどうするか、具体的な数値に落とし込んだ目標を設定することが大切です。このような目標をKPIといいます。
業務改善の目標は、数値と期間を定義することが大切です。
3.目標に合った施策を実施する
業務上の課題を洗い出し、改善すべき業務が明確になったら、目標に応じた施策を検討・実施します。
改善点に対して、どのような方法で取り組むかを考える他、業務改善を担当する担当者やチームを設定してください。また、取り組みのスケジュールを策定して、実行までの道のりも明確にしておきましょう。
施策を実行した後は、定期的に上司や同僚に進捗状況を報告し、改善点がないかチェックすることも大切です。
4.効果測定と改善を繰り返す
施策の実行後は、実際に業務がどの程度効率化されたのかを明確にするために、数値を用いた効果測定を行います。どの作業工程が改善されたのか、業務負担の軽減が見られたか、生産性や売上にどのような影響があったかを具体的にチェックしましょう。
また、導入した新しいツールやシステムが現場に適応しているか、運用面での課題はないかも確認し、必要に応じて運用方法の見直しや対応範囲の拡大といった追加の改善策を検討します。
施策の効果を継続的に検証・改善していくことで、業務の効率化を一時的なものではなく、持続可能な取り組みとして定着させられるでしょう。
営業の効率化にはDMの活用もおすすめ
営業活動を効率化できる方法やツールには、さまざまなものがあります。そのうちの一つがDMの活用です。DMの活用が営業効率化につながる理由は次の通りです。
- 電子メールよりも開封率が高い
- Webに不慣れな層にも届けられる
- 顧客に特別感を与えやすい
それぞれ詳しく解説します。
電子メールよりも開封率が高い
ダイレクトメールは、電子メールよりも開封率が高いため、営業効率化に効果的です。
相手の手元に届くことで直接的かつ視覚的なアプローチができる他、開封前から情報を伝えることが可能で、封筒や外装のデザインによって第一印象を左右できます。開封前の段階で受け手の注意を引けるのは大きなメリットで、例えば、封筒に鮮やかな色を使用したり、ブランドのロゴやイメージ写真を目立たせたり、キャッチフレーズを使ったりすることで、視覚的なインパクトを与えられます。
受け取る側に強い印象を与えるDMは、開封率の向上につなげられるでしょう。
Webに不慣れな層にも届けられる
DMはWebに慣れていないターゲットに対しても、有益な情報を届けられるツールです。
近年では、オンラインでのマーケティングが主流となっており、個人情報や購入データを基にした訴求を電子メールなどで送付するケースが多いといえます。
しかし、アナログなDMだからこそ、顧客に届けられるケースもあるのです。
例えば、Webに慣れておらず、サービスにメールアドレスを登録していない顧客や、普段からインターネットを使用しないシニア層などに対しては、電子メールでアプローチするのは難しいでしょう。
紙のDMを活用すれば、Webに慣れていない顧客に対しても訴求でき、ターゲットを広げられる可能性が高いといえます。
顧客に特別感を与えやすい
DMを受け取った顧客が特別感を感じやすいことも、DMが営業効率化に有効な要因です。
DMでは、相手に応じてカスタマイズされた内容で送付できます。例えば、セール情報やイベント開催の案内、誕生日に合わせたクーポンの提供など、個々のタイミングやニーズに応じた内容を届けることで、自分のために送られてきたと受け手に感じさせる効果が生まれます。
このようなダイレクトメールは、通常の広告とは異なり、より個人的で親しみやすい印象を持ってもらえるため、手に取って読まれる確率も高まるのです。
送付する側には、顧客の基本情報や過去の購買履歴、行動パターンなどのデータを活用すれば、相手の関心やタイミングに合わせた訴求ができるメリットがあります。
営業を効率化する！ DM PLUSの3つの特長
営業を効率化させたい場合、DM PLUSの利用がおすすめです。DM PLUSとは、ユニークQRコードの作成により、見込み顧客を特定できるため、営業活動を効率化できます。
特に、次に挙げるような特長があります。
- 効果検証ができる
- 顧客行動を可視化できる
- 効率的な追客ができる
効果検証ができる
DM PLUSではDMに個別のQRコードをプリントできるため、DMによる効果を測定可能です。
反響度合いが明確になれば、結果に関わらず今後の施策に生かせるため、DMの効果を高め続けられます。また、費用対効果や問い合わせの割合、売上・利益への影響も測定できます。
顧客行動を可視化できる
DM PLUSでは、宛名別に全て異なるQRコードを印刷するのが特徴です。
DMに記載されたQRコードによってアクセス傾向を分析可能であるため、DM送付後の顧客の行動を可視化できます。
誰がいつ何に興味や関心を示したかが分かり、今後の影響活動に生かすことで、売上・利益の向上をサポートします。
効率的な追客ができる
DM PLUSでは、DMに印字したQRコードにアクセスした見込み客の年齢、性別、居住地域など、属性ごとの集計や分析が可能です。
そのため、特定の属性をターゲットにした営業戦略の立案をしっかりサポートできます。また、見込み度合いが高い顧客に対して優先的に営業できることから、効率的な追客を実現できます。
まとめ
営業の効率化は、人手不足の解消や時間的制約への対応、競争力向上に欠かせない施策です。効率化できるさまざまな方法があるため、企業や組織に合った方法を見つけることから始めてみましょう。
DM PLUSを活用すれば、効率的なDMマーケティングが可能なため、営業効率化につながります。詳しい情報はWebサイトをご覧ください。またDMを使った営業、マーケティングを検討される際は、ぜひお気軽にご相談ください。
